第一章 总则
第一条 为了加强我校干部人事档案工作，提高干部人事档案管理水平，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》（中共中央办公厅2018年11月20日印发）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号），《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）、《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25号）等文件精神和干部人事档案专项审核工作的要求，结合我校实际情况，制订本办法。
第二条 干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。
第三条 干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。
第四条 干部人事档案工作遵循党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密的原则。
第二章 管理体制与职责
第五条 校党委领导学校干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。党委组织部负责学校干部人事档案业务指导，建立健全规章制度和工作机制，配齐配强工作力量，组织开展宣传、指导和监督检查。
第六条 学校党委组织部集中管理全校教职员工的人事档案。
（一）省管干部档案正本送交省委组织部干部人事档案管理中心集中管理，副本由校党委组织部档案室保管。
（二）在编和离（退）休干部、教师、工人的档案以及受刑事处分、劳动教养、辞职、退职、自动离职、出国不归、失踪、逃亡等人的档案由组织部档案室集中保管（不包括人事代理、聘用合同制人员档案）。
（三）死亡人员的档案，由组织部档案室保管5年后，移交学校档案馆保管；受党中央、国务院表彰命名的英雄、模范人物，享受政府特殊津贴的专家、学者和技术人员的死亡档案，由组织部档案室保管5年后，送省档案馆永久保存。
（四）干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系、其他亲属关系人员的档案，由党委组织部另行指定专人管理。
第七条 党委组织部设立干部档案室，按照上级规定要求配备专职工作人员。学校组织人事部门选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。
干部档案室的职责：
（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，协助学校组织人事部门开展干部人事档案审核工作；
（三）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；
（四）指导和监督检查各部门、二级学院干部人事档案收集归档工作；
（五）办理其他有关事项。
第三章 干部人事档案审核
第八条 组织人事部门应当坚持“凡提必审”“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
第九条 干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第十条 干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第十一条 组织人事部门对新进教职工的人事档案要及时进行审核，根据审核结果布置填写纸质的《干部履历表》及网上业务管理系统中相关信息的填报。
第十二条 参与档案审核的工作人员不得接触与本人有亲属关系人员的干部人事档案，不得打听与本人有亲属关系人员的档案审核情况，不得擅自对外透露负责审核的档案信息和审核情况。
第四章 档案材料的收集、鉴别、整理与归档
第十三条 严格按照中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》、《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》等文件精神，及时收集我校干部人事档案材料。归档范围见附件《浙江师范大学干部人事档案材料归档范围》。
第十四条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部档案室归档并履行移交手续，送交材料部门填写移交清单，干部档案室核对签收。
第十五条 干部档案室应当及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第十六条 干部档案室必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第十七条 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第十八条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
第十九条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第二十条 干部人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
第二十一条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第二十二条 干部人事档案材料归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格遵守以下纪律：
（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
（三）不准将归档范围之外的材料擅自归档。
（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第二十三条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第五章 干部人事档案利用
第二十四条 干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，充分发挥档案资政作用，体现凭证价值。
干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第二十五条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可按照有关规定提请被查阅人所在单位组织人事等部门查（借）阅档案。
第二十六条 查阅干部人事档案按照以下要求和程序进行：
（一）各学院、部门填写《查阅人事档案申请表》后，由各学院、部门主管领导签字并加盖公章，报经学校党委组织部分管领导同意后，方可查阅档案。
（二）外单位查阅我校教职工档案时，须凭单位介绍信和本人有效身份证件、工作证件，填写《查阅人事档案申请表》，由单位主管领导签字并加盖公章，档案管理人员对相关材料进行审核，报经学校党委组织部分管领导同意后，方可查阅档案。
（三）查阅干部人事档案应当2人以上，一般均为中共党员。
（四）在规定时限内，查阅人员在阅档室进行查阅。
（五）需要复制档案材料的，由查阅人员提交申请，经档案管理人员审核后复制。摘抄的档案内容须经档案管理人员审核。
（六）档案利用完毕，经档案管理人员确认，查阅人员在《查阅干部人事档案登记册》上登记后方可离开。
第二十七条 干部人事档案一般不予外借。因特殊情况需要外借的，须在《查阅人事档案申请表》的查阅理由栏中写明借阅并说明原因，借阅单位须在借出之日起5个工作日内归还，归还时，档案管理人员对收回的档案进行清点核对。每月检查一次借出档案情况，逾期不还者，要及时催要。
第二十八条 查（借）阅干部人事档案须遵守下列纪律：
（一）不得查（借）阅本人和与其有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲以及近姻亲和其他需要回避的亲属关系人员的档案。上述范围人员不得随同查（借）阅人员到阅档场所。
（二）查（借）阅人员须严格遵守保密制度，不得擅自复制、拍摄档案材料，不得泄露或擅自对外公布档案内容。
（三）查（借）阅纸质档案的，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料。
（四）借阅的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
第六章 干部人事档案转递
第二十九条 接到人事处档案调动通知，或上级职务任免文件后，干部档案室应对档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，装订成册后一次性转出。详细填写《干部档案材料转递单》，并与档案一起密封，加盖密封章，填好《人事档案机要转递移交单》，一周内送机要室转递。
第三十条 新任省管干部正式任职后2个月内，将其纸质档案和数字档案一并报送省委组织部干部人事档案管理中心。
第三十一条 转递干部人事档案必须通过机要交通或安排2名干部（一般均应为中共党员）专人送取，不得公开邮寄或交本人自带。
第三十二条 档案转出后，应在《干部档案材料转递登记簿》上登记，并做好档案名册等信息更新工作。《干部档案材料转递单》的回执要在2个月内返回，超过2个月未返回回执的要及时催要。
第三十三条 接收档案时，一看是否属于本部门管理范围，二看姓名、单位是否相符，并及时在《干部档案转入登记表》上登记，更新档案名册上相关信息。
第三十四条 省管干部新形成的档案材料、调离人员未转出的档案材料要及时转出。
第七章 干部人事档案保管与保密
第三十五条 档案室要配有专用的档案库房，配置铁皮档案柜，按照“三室分开”原则将档案库房与阅档室、办公室分别设置。档案库房内应装有防盗门窗、空调、除湿机、灭火器等设备，要做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”工作，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—65%），库房内严禁吸烟，不准堆放易燃易爆物品及杂物，无关人员不得进入档案库房。
第三十六条 档案管理人员应遵循安全保密、便于查找的原则，对干部人事档案进行严密科学地保管。保管干部人事档案应建立出入库登记制度和统计制度。每年年底要检查核对一次档案名册，做到名册与档案相符，档案存放位置与编号一致，人员与档案内容相符，目录与档案材料相符。认真检查档案管理情况，并将不该管的档案转至有关单位，缺档案的及时催要。
第三十七条 档案管理人员要严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人档案材料，工作中的废纸一律按保密废纸要求销毁。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》规定的，要依法处理。
第八章 干部人事档案数字化
第三十八条 干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。
第三十九条 在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。
第四十条 干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关规定要求管理。
第九章 纪律与监督
第四十一条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；
（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；
（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。
第四十二条 各部门、单位和全体党员、干部、群众对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委、组织人事部门、纪检监察机关举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。
第四十三条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第十章 附则
第四十四条 本办法中未尽事宜，按照中组部和浙江省委组织部相关文件、规定办理。
第四十五条 本办法自发文之日起施行，由学校党委组织部负责解释。
